理解检验数据管理系统，第4部分:标准化的重要性

介绍

在这个由5部分组成的系列文章的第三篇中，通过开发填补功能空白，作者为公司提供了几个选择，当面临检验数据管理系统(IDMS)应用程序缺少对其业务流程至关重要的特性。本文强调了每个选项的优缺点，以帮助读者理解它们的差异。在本文中，作者将讨论如何对IDMS的使用进行标准化，以帮助完整性团队更有效地执行任务。

安全性、合规性和数据可信度

标准化流程有很多原因，其中可靠性是最重要的。在资产完整性数据管理领域，这意味着数据所有者可以对他们用于做出关键决策的数据有信心，这些决策通常与安全性和合规性有关。诸如是否应该打开压力容器进行内部检查，或是否应该购买一个新的塔，并在两年的交付时间内进行更换，这些决策可能会对企业的运营产生重大影响。使用可靠的数据做出这些决定是很重要的。

缺乏标准化就会造成数据库环境中信息的不同管理。这对报告质量产生了负面影响，在更极端的情况下，造成了盲点，增加了安全性和合规风险，用户直到为时已晚时才知道。在下面的示例中，不同的数据职员输入了不同的设备类型，尽管它们都应该是相同的。已运行一份报告，以确定所有设备类型=“船舶”，并确定2019年的下一次检查日期。

在这个场景中，报告将只返回列表中的第一个项，因此不允许处理其他三个项。由于逾期检查报告中也存在同样的问题，三个压力容器将继续运行，直到它们最终失效。

做对了，就做一次

这些类型的隐藏问题往往是偶然发现的，从而提高了检查组对数据质量和报告准确性的关注，并促使他们开始开展运动式的清理项目。考虑到数据库仍然用于日常操作，这可能非常不方便。此外，任何数量的清理基本上都是返工。公司要为正确输入数据支付两倍的费用。在可能的情况下，用户应该在实现之前记录他们的数据管理需求，以便在第一时间正确地输入数据。有一个文件化的数据输入标准有助于确保数据库得到一致的管理，防止以后的大规模清理项目。

标准化还可以帮助数据输入人员提高工作效率，允许他们每次以相同的方式执行相同的任务。这也有一个潜在的副作用。更快的数据输入通常会减少确定给定设备是否存在机械完整性问题所需的时间。另一个好处是减少了入职时间。当新员工完成培训但仍有问题时，他们现在有一份文件可以寻求帮助。

最后一个好处(虽然不是立竿见的好处)是，标准化数据有助于以后实施附加技术，如移动数据收集设备或与外部系统(如工作管理、风险评估、会计等)的集成。

定义它，记录它，传达它

正如我们在本系列博客的第1部分中所看到的，常见问题和原因的概述，“缺乏良好定义和文档化的数据管理实践是IDMS问题的主要原因之一。经验证明，仅仅记录数据输入过程是不够的。相反，信息管理的所有其他关键方面也必须定义和记录。这包括诸如工作流程、角色和职责、信息存储位置、数据访问协议和权限级别等领域。健壮的数据管理标准将帮助团队解决本文提出的每一个问题，当与基于角色的培训计划结合在一起时，它将成为一个非常有效的工具，可以应用必要的严格性来正确管理IDMS。

结论

许多公司只使用IDMS的内置结构来推动标准化使用;然而，现在应该清楚的是，这不仅是不够的，而且创建一个详细和严格的数据管理标准还有其他几个好处。标准化是迈向世界级数据管理程序的关键一步。

接下来是本系列的第五部分，也是最后一部分。”实现的障碍在这本书中，读者将深入了解成功实施IDMS所面临的最大障碍。